Kan het ook naar Excel?

Ik zie ze regelmatig voorbijkomen op LinkedIn: leuke memes en de berichten over een Power BI-rapport, met daarbij die opmerking – ‘Mooi hoor, maar kan het ook naar Excel?’.

En ja, dat kan zorgen voor een lichte frustratie bij de rapportbouwer. Je hebt tenslotte met zorg een interactief rapport gebouwd waarin alles klopt, goed werkt en wat zou moeten aansluiten bij de behoeften van de gebruikers.

Toch is het een interessant fenomeen, want het zegt waarschijnlijk meer over de doelgroep. Niet iedere gebruiker heeft dezelfde informatiebehoefte. Een (zorg)manager is meestal erg tevreden met een helder en prettig navigeerbaar rapport. Maar voor een businesscontroller ligt dat anders. In die rol draait het om verdieping en analyse. Natuurlijk kun je ook in Power BI uitstekend analyseren, maar je moet de natuurlijke werkomgeving van de eindgebruiker niet uit het oog verliezen. En die omgeving is, ook na ruim tien jaar Power BI, vaak nog steeds Excel.

Overigens is het voor mij in dat kader zeker niet de bedoeling om te gaan naar de optie: 'exporteren naar Excel'. Maar als je uitgaat van een robuust Power BI-model, dan komt dit juist goed tot zijn recht binnen Excel. De structuur vanuit het model leent zich prima voor analyse via draaitabellen en sluit aan op de primaire manier van werken van veel gebruikers. Daarbij blijft de herkomst van de data helder, en blijft de beveiliging gewoon van kracht. Ook als een bestand gedeeld wordt, ziet iedereen alleen wat voor hem of haar bedoeld is. (Voor meer over een goed model, zie ook mijn eerdere post ‘Modelling for predictable results.’ - Link in comments)

De echte uitdaging begint pas daarna. Zodra analyses in Excel een eigen leven gaan leiden, kan er een parallelle wereld aan rapportages ontstaan – los van de officiële informatievoorziening. Tegelijkertijd is dat ook waardevolle feedback: misschien ontbreekt er informatie in de bestaande rapportages, of is er een nieuwe behoefte ontstaan. Dat maakt het een nuttige graadmeter om te beoordelen of de huidige structuur nog aansluit bij de praktijk.

Bij Data2Care kijken we hier actief naar als onderdeel van onze missie 'Datagedreven werken'. Met goede borging, regelmatige check-ins en afstemming maak je snel zichtbaar of er iets ontbreekt, nieuwe wensen spelen of procesmatig iets verbeterd moet worden. Uiteindelijk draait het om één uitgangspunt: mensen moeten de tools en informatie hebben om hun werk goed en efficiënt te kunnen doen. En daarbij is het proces rondom de data minstens zo belangrijk als de tooling.

Excel is bij ons dus geen verboden woord — zolang het maar onderdeel blijft van één gezamenlijke waarheid. Dus geen export, maar koppelen aan een goed model!